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ADMINISTRACION DOCUMENTARIA Y ARCHIVOS

CURSO TALLER 18, 19 Y 20 DE DICIEMBRE DE 2012
Métodos Modernos de Administración Documentaria y Archivos
ESTRUCTURA CURRICULAR
FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS
Analizar la problemática de la administración de archivos
El concepto moderno de archivo
Características de un buen archivo
Planificación de archivos
Legislación relacionada a la Administración de Archivos
CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
Consideraciones previas a la clasificación de archivos
Verificar las ventajas e inconvenientes de la
centralización y descentralización
Sistemas de Clasificación y organización:
Sistema Alfabético Sistema Numérico Sistema
Geográfico Archivos secretariales Sistema
Cronológico Archivos departamentales Sistema por
Asuntos Archivos centrales Elegir el sistema que
mejor se adapta a cada tipo de documentación
Compatibilidad entre estos sistemas de Archivo
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
ANÁLISIS
Identificar las necesidades vinculadas al manejo de la documentación
Analizar los flujos de documentos y su relación con los flujos de trabajo
Analizar los soportes documentales, el proceso de generación de documentos y las vías de recepción y difusión
Detectar las duplicaciones e inconsistencias
DISEÑO
Sistematizar los tipos de documentos: la validez del cuadro de Clasificación y su conversión a Mapa Documental
Determinar el ciclo de vida de la documentación: valor de uso y vida legal de los documentos
Decidir la política de uso-conservación del papel versus documentos en soporte electrónico
Definir las políticas de conservación, eliminación, almacenamiento y replicación de la documentación en soportes electrónicos. Gestión del espacio de almacenamiento electrónico: discos duros, CD-ROM, etc.
Definir los criterios de organización de la documentación y pautas para su control y recuperación en sistemas automatizados
IMPLEMENTACIÓN
Calendarizar el proceso de implantación: planificar el día a día y tomar decisiones respecto a la documentación histórica
Elaborar los procedimientos de trabajo y asignar responsabilidades en materia de gestión documental
Establecer una política adecuada de comunicación de objetivos del proyecto y de formación y apoyo al personal
COMO BRINDAR UN OPTIMO SERVICIO AL USUARIO
Como organizar el servicio de recepción.
Como diseñar la numeración del expediente.
Como registrar la documentación que ingresa al sistema
Servicio de información de expediente ingresado
Como recepcionar, calificar, codificar y hacer seguimiento de los documentos./ Como organizar los formatos, manuales y reportes
Elaboración de inventarios y transferencia de documentos
LA EFICIENTE GESTIÓN DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO
Criterios para la clasificación y ordenación de documentos
Distribución de documentos en las unidades administrativas.// Recepción, registro y salida de documento.// Diseño de la ficha para el control de gestión documental
Numero de identificador./ Fecha y hora de recepción.// Clasificación de la información pública
Clasificación de la información reservada y confidencial
Sistemas de clasificación: orgánico funcional y mixto
Métodos de ordenación y expedientación.
Los documentos en préstamo y consultas
Análisis de documentos y registro de inventarios.
Criterios para la valoración primaria de documentación.// Calidad total en el Servicio del trámite documentario al público.
Que características debe reunir los documentos para recepcionar
Tipos documentales y registro contables.
Conservación de documentos.// La descripción de documentos y expurgo
Concepción sistemática de gestión documental
El sistema automatizado de gestión de la información archivística
ANALISIS DEL PROBLEMA DE ARCHIVO
Comprender el concepto moderno de archivo.
Examinar los índices de rentabilidad./ Planificar el archivo.
CONOCIENDO LA VIDA DEL ARCHIVO
Distinguiendo los plazos de conservación de documentos.
Estrategias para desarrollar un método eficaz de control de los préstamos.
SOPORTES ELECTRÓNICOS Y DIGITALES
Qué es un archivo electrónico
Digitalización de Documentos
Sistemas de Gestión Documental en entornos Internet/Intranet/Extranet
Requisitos para la Seguridad de Documentos
INFORMACION GENERAL:
LUGAR:
Auditorio Global Institute
AV Arequipa # 2638 LINCE
a una cuadra de la Av.
Javier Prado
HORA:
06:15 a 9:15 PM
INVERSIÓN TOTAL:
S/. 390 + IGV
INCLUYE:
Separata Especializada,
Coffe Break y Certificado
INFORME E INSCRIPCIONES:
Jr. Rubens # 205 Of. 202 San Borja Teléf.. 225 – 3215 / 3086187
RPM: #0065990 / PRC 987600218 Cel. 996 362 239
e – mail institutointeramericano@yahoo.com

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